Bu Gizlilik Politikası, Ugi Bilişim tarafından geliştirilen ve işletilen Rehabilitasyon Yönetimi platformunu (rehabilitasyonyonetimi.com ve bağlı mobil/web uygulamalar, birlikte “Platform”) ziyaret eden veya kullanan kişilere ait bilgilerin nasıl toplandığını, kullanıldığını ve korunduğunu açıklar.
1. Kapsam ve roller
Platform, özel eğitim ve rehabilitasyon merkezlerine (“Kurum”) başvuru, öğrenci, program, personel ve finans yönetimi için abonelik esasıyla sunulan bir yazılım hizmetidir. Bu nedenle iki farklı durum söz konusudur:
- Kurumların Platform’a girdiği veriler (öğrenci, veli, personel, seans, rapor ve tahsilat kayıtları gibi): Bu verilerin veri sorumlusu ilgili Kurum’dur. Ugi Bilişim bu verileri yalnızca Kurum adına, Kurum’un talimatları ve hizmet sözleşmesi kapsamında veri işleyen sıfatıyla işler.
- Web sitesi ziyaretçileri, demo/deneme talebinde bulunanlar ve Kurum hesap yetkilileri: Bu kişilere ait iletişim, hesap ve faturalandırma verileri bakımından veri sorumlusu Ugi Bilişim’dir.
2. Topladığımız bilgiler
- Hesap ve iletişim bilgileri: ad, soyad, kurum adı, e-posta, telefon, unvan.
- Abonelik ve faturalandırma bilgileri: paket, abonelik dönemi, fatura unvanı, vergi bilgileri ve ödeme kayıtları. Kart bilgileri Platform sunucularında saklanmaz.
- Kullanım ve güvenlik kayıtları: oturum açma zamanları, IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi, işlem kayıtları (audit log) ve hata kayıtları.
- Kurum içeriği: Kurumların kendi süreçleri için girdiği öğrenci, veli, personel, seans ve finans kayıtları. Bu kayıtlar sağlık ve eğitimle ilgili özel nitelikli kişisel veriler ile çocuklara ait veriler içerebilir.
- Destek yazışmaları: destek talepleri, e-postalar ve bu yazışmalarda paylaşılan bilgiler.
3. Bilgileri hangi amaçlarla kullanıyoruz
- Platform hizmetini sunmak, hesap oluşturmak ve kimlik doğrulamak,
- Abonelik, faturalandırma ve sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmek,
- Demo, deneme ve destek taleplerini yanıtlamak,
- Hizmetin güvenliğini sağlamak, yetkisiz erişimi ve kötüye kullanımı önlemek,
- Hizmeti geliştirmek, hataları gidermek ve performansı izlemek,
- Yasal yükümlülüklere uymak ve yetkili kurumların talep ettiği bilgileri sağlamak.
Kurum içeriği; reklam, profil oluşturma veya Kurum dışındaki kişilere satış amacıyla hiçbir şekilde kullanılmaz ve üçüncü kişilere satılmaz.
4. Veri güvenliği
- Her Kurum’un verisi kendi alanında tutulur; bir Kurum başka bir Kurum’un kayıtlarını göremez.
- Kullanıcılar, Kurum yöneticisinin tanımladığı rol ve şube yetkileriyle sınırlı olarak çalışır.
- Tüm bağlantılar HTTPS (TLS) ile şifrelenir; parolalar geri döndürülemez biçimde (hash) saklanır.
- Oturum açma denemeleri sınırlandırılır, kritik işlemler kayıt altına alınır ve düzenli yedekleme yapılır.
5. Bilgilerin paylaşıldığı taraflar
Bilgiler yalnızca hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde ve gizlilik yükümlülüğü altındaki şu taraflarla paylaşılır:
- Barındırma ve altyapı sağlayıcıları: Platform sunucuları Avrupa Birliği’nde (Almanya) bulunan veri merkezlerinde barındırılır.
- E-posta ve bildirim hizmetleri: sistem e-postaları ile anlık bildirimlerin iletilmesi için.
- Kurum’un etkinleştirdiği entegrasyonlar: SMS, WhatsApp, yapay zekâ asistanı veya Kurum web sitesi gibi özellikler yalnızca Kurum tarafından açıldığında ve ilgili hizmet için gerekli veriyle sınırlı olarak kullanılır.
- Ödeme hizmeti sağlayıcıları: çevrim içi ödeme alındığında, ödemenin gerçekleştirilmesi için.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde.
Yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılarına aktarım, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak yapılır.
6. Saklama süresi
Hesap ve faturalandırma bilgileri, abonelik süresince ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri boyunca saklanır. Kurum içeriği, abonelik süresince Kurum adına tutulur; abonelik sona erdiğinde Kurum’un talebi üzerine dışa aktarılabilir ve makul bir süre sonunda silinir veya anonim hâle getirilir. Güvenlik kayıtları sınırlı bir süre tutulduktan sonra silinir.
7. Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı ve başvuru yöntemini KVKK Aydınlatma Metni’nde bulabilirsiniz. Bir Kurum’a ait kayıtlarda yer alıyorsanız (örneğin öğrenci velisi veya personel), talebinizi öncelikle veri sorumlusu olan ilgili Kurum’a iletmeniz gerekir; Kurum’un talebi doğrultusunda gerekli desteği sağlarız.
8. Çerezler
Platform’da kullanılan çerezler hakkında ayrıntılı bilgi Çerez Politikası’nda yer alır.
9. Değişiklikler
Bu politika, hizmetteki veya mevzuattaki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; önemli değişiklikler Kurum hesap yetkililerine ayrıca bildirilir.
10. İletişim
Gizlilik ve veri koruma ile ilgili sorularınız için destek@rehabilitasyonyonetimi.com adresine yazabilirsiniz.